Апостиль у Польщі: коли він потрібен українцям і де його поставити

Зміст статті 10 розділів

1. Чи потрібен апостиль: таблиця за ситуацією
2. Що таке апостиль і чого він не робить
3. Договір 1993 року: коли апостиль не потрібен
4. Коли апостиль усе одно вимагають
5. Як поставити апостиль на український документ
6. Як перевірити український апостиль
7. Апостиль MSZ на польський документ
8. Польські документи для України
9. Присяжний переклад і апостиль
10. Що робити, якщо сумніваєтеся

Ця стаття для тих, кому в польському РАЦС (urząd stanu cywilnego, USC), воєводському управлінні, університеті чи в українській установі сказали: «потрібен апостиль». Нижче пояснюємо, коли він справді потрібен, хто його ставить і як отримати апостиль без поїздки в Україну чи до Варшави. Правила перевірено за сторінками MSZ, Мін'юсту України, текстом договору 1993 року й польськими законами станом на 18 жовтня 2026 року.

Чи потрібен апостиль: таблиця за ситуацією

Загальне правило: апостиль ставлять у країні, де документ видали, а вимагає його країна, де документ подають.

Що таке апостиль і чого він не робить

Апостиль (apostille) — це штамп або наліпка, що засвідчує справжність підпису, повноваження того, хто підписав документ, і печатку установи. Його передбачає Гаазька конвенція 1961 року, яка скасувала консульську легалізацію між країнами-учасницями. Для України конвенція діє з 22 грудня 2003 року, для Польщі з 14 серпня 2005 року (таблиця HCCH).

Чого апостиль не робить:

• Не перекладає документ. Переклад потрібен окремо.
• Не підтверджує зміст. Апостиль на дипломі не означає, що Польща визнала ваш рівень освіти. Для цього є окрема процедура, яку ми пояснюємо в статті про нострифікацію диплома.
• Не замінює нотаріуса. Нотаріус засвідчує копію чи підпис, а апостиль засвідчує підпис і печатку самого нотаріуса.

Договір 1993 року: коли апостиль не потрібен

Конвенція не дозволяє вимагати апостиль, якщо між двома країнами є договір, який звільняє документи від легалізації. Між Польщею й Україною діє договір про правову допомогу в цивільних і кримінальних справах від 24 травня 1993 року. Він чинний з 14 серпня 1994 року.

Стаття 15 договору визначає: документи, які склав або засвідчив компетентний орган однієї країни та які мають печатку й підпис уповноваженої особи, чинні в іншій країні без легалізації. Це стосується і засвідчених копій та перекладів. Посольство Польщі в Києві на своїй сторінці про апостиль прямо пише, що українські й польські офіційні документи визнаються в обох країнах без легалізації.

На практиці це означає: свідоцтво про народження, шлюб чи розірвання шлюбу з українського РАЦС польська установа може прийняти без апостиля. Польський закон про акти цивільного стану не вимагає апостиля для транскрипції (перенесення іноземного акта до польського реєстру). Документ має бути виданий компетентним органом і не викликати сумнівів щодо справжності (art. 104 ust. 3).

Коли апостиль усе одно вимагають

Договір не означає, що кожна установа прийме документ без апостиля. Мін'юст України у своєму переліку договорів окремо зазначає, що в Польщі потрібен апостиль на:

• документах про освіту (дипломи, атестати тощо);
• документах архівних установ України, які подають для отримання дозволу на постійне проживання (pobyt stały, у розмовах «сталий побит»).

Це видно і з вимог польських установ. Наприклад, кураторіум освіти в Ополе (kuratorium oświaty, регіональний орган шкільної освіти) визнає шкільні свідоцтва. Для свідоцтва з країни, що приєдналася до Гаазької конвенції, він просить оригінал чи нотаріальну копію з апостилем і перекладом присяжного перекладача. NAWA (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej, агентство, що займається визнанням дипломів) пояснює: апостиль на оригіналі українського диплома має ставити МОН України.

Апостиль або консульську легалізацію вимагають і на дипломі лікаря, коли лікар з України оформлює право працювати в Польщі. Про цю процедуру читайте в статті лікар з України в Польщі.

Окремі воєводські управління просять апостиль і на іноземних актах цивільного стану. Наприклад, Нижньосілезьке управління пише про це на сторінці про возз'єднання сім'ї. Тож якщо ви подаєте документи на карту побиту для возз'єднання сім'ї чи на постійне проживання, перевірте вимоги саме свого управління.

Як поставити апостиль на український документ

Апостиль на українському документі ставить лише уповноважений орган в Україні, де цей документ видали. Ні польське MSZ, ні консульство в Польщі цього не зроблять. До якого органу звертатися, залежить від документа:

Апостиль у Мін'юсті без поїздки в Україну. Порядок затверджено наказом Мін'юсту № 3177/5 від 20 листопада 2025 року. За ним людина, яка перебуває за кордоном, може надіслати документ поштою до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС) або до Державної архівної служби. Якщо ви не можете звернутися самі чи надіслати документи, це може зробити ваш представник за довіреністю.

Апостиль ставлять протягом 3 робочих днів від надходження документа. Час пересилання поштою до цього строку не входить. Якщо є підозра, що документ підроблений, розгляд можуть зупинити до місяця (Мін'юст).

Скільки коштує. Для заяв, поданих з 1 січня 2026 року, плата становить 670 грн для фізичних осіб і 1160 грн для юридичних осіб (судова влада України). З-за кордону платять в іноземній валюті через банк.

Якщо документа немає на руках. Через відділ ДРАЦС можна одночасно подати запит на отримання документа РАЦС і проставлення на ньому апостиля.

Документи про освіту. Апостиль на них ставить МОН. Посольство України в Польщі зазначає, що документи можна подати дистанційно, зокрема через ДП «Інформаційно-іміджевий центр» МОН (посольство України). Ціну й строки проставлення апостиля в МОН ми в офіційних джерелах не знайшли, тож перевірте їх на сайті центру перед замовленням.

Як перевірити український апостиль

З 2 березня 2026 року Мін'юст перейшов на оновлений Електронний реєстр апостилів. Кожен новий апостиль має QR-коди, а перевірити його можна на сайті apostille.minjust.gov.ua. Для апостилів, проставлених з 1 березня 2026 року, під час перевірки видно і скан самого документа. Для старіших апостилів там зберігається архів.

Крім паперового апостиля, є й електронний варіант у PDF. Чи прийме його польська установа, уточніть заздалегідь.

Апостилі МОН на дипломах і атестатах перевіряють у реєстрі ENIC Ukraine (enic.in.ua). NAWA вказує цей реєстр для перевірки апостилів МОН, проставлених з 18 січня 2013 року.

Апостиль MSZ на польський документ

Якщо польський документ потрібен в Україні чи іншій країні, яка вимагає апостиль, його ставить Міністерство закордонних справ Польщі (MSZ). MSZ ставить апостиль лише на польських паперових документах: звичайних ксерокопій і роздруківок з ePUAP (державної онлайн-платформи) не приймає (MSZ).

1. Перевірте, чи потрібно спершу засвідчити документ в іншій установі. Нотаріальний документ спершу засвідчує окружний суд (sąd okręgowy). Судовий документ засвідчує голова окружного суду. Документ про медичну кваліфікацію засвідчує Міністерство охорони здоров'я.
2. Перевірте, чи ставить апостиль саме MSZ. На дипломи й документи про навчання у виші апостиль ставить NAWA. На шкільні свідоцтва його ставить кураторіум. На деякі документи апостиль ставить Міністерство освіти (MEN) чи окружна екзаменаційна комісія.
3. Сплатіть 60 zł за кожен документ переказом, на пошті або в касі міста Варшави. На місці в MSZ оплатити не можна. Готівку, вкладену в лист, теж не приймають.
4. Подайте документ одним зі способів. Особисто: у відділі легалізації (Referat ds. Legalizacji), ul. Krucza 38/42, Варшава, лише за записом у системі e-Konsulat. Поштою: на адресу al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, із заявою й підтвердженням оплати. Можна також доручити справу іншій особі за письмовою довіреністю.
5. Отримайте документ. За можливості справу вирішують під час вашого візиту. За день опрацьовують до 10 документів однієї людини. Поштові заяви розглядають до 30 днів. Документи повертають рекомендованим листом лише на адреси в Польщі, ЄС, Ісландії, Ліхтенштейні, Норвегії чи Швейцарії.

MSZ попереджає, що не співпрацює з посередниками й не відповідає за якість і ціну їхніх послуг.

Польські документи для України

За тим самим договором 1993 року польські офіційні документи чинні в Україні без легалізації. Мін'юст України включає договір з Польщею до переліку договорів, за якими офіційні документи приймають без додаткового засвідчення.

Найчастіше йдеться про польський акт народження дитини: за договором апостиль на ньому не потрібен. Переклад українською все одно знадобиться. Як оформити дитині документи, пояснюємо в статті про народження дитини в Польщі. Про оформлення закордонного паспорта читайте у статті паспорт України в Польщі.

Консульство України повторно не реєструє народження, яке вже зареєстрував польський USC. Якщо українська установа все одно просить апостиль на польському документі, його ставить MSZ за порядком, описаним вище.

Згода чи довіреність від польського нотаріуса для України

Інколи документ для України оформлюють у польського нотаріуса (notariusz): згоду одного з батьків на виїзд дитини, довіреність, іншу заяву. За польським законом нотаріальна дія, вчинена відповідно до закону, має статус офіційного документа (Prawo o notariacie, art. 2 § 2).

Стаття 15 договору 1993 року звільняє від легалізації документи, які склав або засвідчив компетентний орган однієї країни. Документи, які в одній країні вважають офіційними, вважають такими й в іншій. Мін'юст України включає договір з Польщею до переліку договорів, за якими офіційні документи приймають без додаткового засвідчення. Отже, за договором апостиль на такій згоді чи довіреності не потрібен.

Проте Мін'юст України застерігає: такі норми договорів не означають, що українські органи автоматично приймуть без засвідчення будь-який офіційний документ. Тому ще до візиту до нотаріуса запитайте установу в Україні, куди подаватимете документ, чи прийме вона його без апостиля.

Якщо апостиль вимагають, порядок такий:

1. Документ польського нотаріуса спершу засвідчує окружний суд (sąd okręgowy), до якого належить нотаріус.
2. Потім апостиль ставить MSZ у Варшаві. Документ можна подати особисто за записом або поштою. Плата становить 60 zł за документ (порядок описано вище).

Переклад українською знадобиться в будь-якому разі: Мін'юст України наголошує, що звільнення від легалізації не скасовує вимоги засвідченого перекладу.

Присяжний переклад і апостиль

Звільнення від апостиля не скасовує потреби в перекладі: Мін'юст України окремо наголошує, що засвідчений переклад потрібен і в цьому випадку.

Для польського USC документ іноземною мовою перекладає (art. 31):

• присяжний перекладач (tłumacz przysięgły) зі списку Міністра юстиції Польщі;
• присяжний перекладач, уповноважений у країні ЄС чи Європейської економічної зони;
• консул.

Переклад, зроблений перекладачем в Україні, USC прийме лише тоді, коли його засвідчив консул Польщі. Тож простіше замовити переклад у Польщі. Перекладача з української можна знайти в офіційному списку Міністерства юстиції. Як перевірити перекладача в цьому списку і від чого залежить ціна, пояснюємо в статті як знайти присяжного перекладача і скільки коштує переклад.

Для польського документа, який подаєте в Україні, потрібен засвідчений переклад українською за вимогами української установи.

Сам апостиль, за поясненням MSZ, перекладу не потребує, але установа може мати свої вимоги (powroty.gov.pl). Уточніть, чи потрібно перекладати апостиль, коли замовляєте переклад.

Що робити, якщо сумніваєтеся

• Установа вимагає апостиль, якого немає. Спитайте, чи приймуть документ без апостиля з огляду на статтю 15 договору 1993 року. Якщо ні, замовте апостиль поштою через Мін'юст або МОН і попросіть установу дати час на подання додаткових документів.
• Документів немає через війну. Для визнання шкільної освіти кураторіум (наприклад, в Ополе) описує окрему процедуру для людей, які постраждали від збройного конфлікту й не мають усіх потрібних документів. Кожну таку справу розглядають індивідуально.
• Ви не знаєте, до якого органу в Україні звернутися. Подивіться, хто видав документ. Якщо це РАЦС, нотаріус або суд, звертайтеся до Мін'юсту. Якщо навчальний заклад, звертайтеся до МОН.
• Ситуація складна (кілька країн, документи на компанію, судові справи). Зверніться по безкоштовну правову допомогу (nieodpłatna pomoc prawna). Ця стаття не замінює індивідуальної консультації.