Апостиль в Польше для украинцев: когда нужен и где поставить

Содержание 10 разделов

1. Нужен ли апостиль: таблица по ситуациям
2. Что такое апостиль и чего он не делает
3. Договор 1993 года: когда апостиль не нужен
4. Когда апостиль все равно требуют
5. Апостиль на украинский документ
6. Как проверить украинский апостиль
7. Апостиль МИД Польши на польский документ
8. Польские документы для Украины
9. Присяжный перевод и апостиль
10. Что делать, если сомневаетесь

Эта статья для тех, кому в польском ЗАГСе (urząd stanu cywilnego, USC), воеводском управлении, университете или в украинском учреждении сказали: «нужен апостиль». Ниже объясняем, когда он действительно нужен, кто его ставит и как получить его без поездки в Украину или в Варшаву. Правила проверены по страницам MSZ, Минюста Украины, тексту договора 1993 года и польским законам по состоянию на 18 октября 2026 года.

Нужен ли апостиль: таблица по ситуациям

Общее правило: апостиль ставят в стране, где документ выдали, а требования к нему определяет страна, где его подают.

Что такое апостиль и чего он не делает

Апостиль (apostille) — это штамп или наклейка, которые подтверждают подлинность подписи, полномочия того, кто подписал документ, и печать учреждения. Апостиль предусмотрен Гаагской конвенцией 1961 года, которая отменила консульскую легализацию между странами-участницами. Для Украины конвенция действует с 22 декабря 2003 года, для Польши с 14 августа 2005 года (таблица HCCH).

Чего апостиль не делает:

• Не переводит документ. Перевод нужен отдельно.
• Не подтверждает содержание. Апостиль на дипломе не означает, что Польша признала ваш уровень образования. Для этого есть отдельная процедура, о которой мы рассказываем в статье про нострификацию диплома.
• Не заменяет нотариуса. Нотариус заверяет копию или подпись, а апостиль заверяет подпись и печать самого нотариуса.

Договор 1993 года: когда апостиль не нужен

Конвенция не позволяет требовать апостиль, если между двумя странами есть договор, который освобождает документы от легализации. Между Польшей и Украиной такой договор есть: это договор о правовой помощи по гражданским и уголовным делам от 24 мая 1993 года. Он действует с 14 августа 1994 года.

Статья 15 договора устанавливает: документы, которые составил или заверил компетентный орган одной страны и на которых есть печать и подпись уполномоченного лица, действуют в другой стране без легализации. Это касается также заверенных копий и переводов. Посольство Польши в Киеве на своей странице об апостиле прямо пишет, что украинские и польские официальные документы признаются в обеих странах без легализации.

На практике это значит, что польское учреждение может принять без апостиля свидетельство о рождении, браке или разводе из украинского РАЦС (органа регистрации актов гражданского состояния, бывшего ЗАГСа). Польский закон об актах гражданского состояния не требует апостиля для транскрипции (переноса иностранного акта в польский реестр). Документ должен быть выдан компетентным органом и не вызывать сомнений в подлинности (art. 104 ust. 3).

Когда апостиль все равно требуют

Договор не означает, что каждое учреждение примет документ без апостиля. Минюст Украины в своем перечне договоров отдельно указывает, что в Польше апостиль нужен на:

• документах об образовании (дипломы, аттестаты и так далее);
• документах архивных учреждений Украины, которые подают для получения разрешения на постоянное проживание (pobyt stały, в разговоре «сталый побыт»).

Это видно и по требованиям польских учреждений. Например, кураториум образования в Ополе (kuratorium oświaty, региональный орган школьного образования) занимается признанием школьных аттестатов. Для признания аттестата из страны Гаагской конвенции он просит оригинал или нотариальную копию с апостилем и переводом присяжного переводчика. NAWA (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej, агентство, которое занимается признанием дипломов) объясняет: апостиль на украинском дипломе должно ставить МОН Украины, причем на оригинале.

Отдельные воеводские управления просят апостиль и на иностранных актах гражданского состояния. Например, Нижнесилезское управление пишет об этом на странице о воссоединении семьи. Поэтому если вы подаете документы на карту побыту для воссоединения семьи или на постоянное проживание, проверьте требования именно своего управления.

Апостиль на украинский документ

На украинском документе апостиль ставит только уполномоченный орган в Украине, то есть в стране, где документ составили. Ни польское MSZ, ни консульство в Польше этого не сделают. В какой орган обращаться, зависит от документа:

Апостиль через Минюст без поездки в Украину. Порядок утвержден приказом Минюста № 3177/5 от 20 ноября 2025 года. По этому порядку человек, который находится за границей, может отправить документ по почте в любой отдел государственной регистрации актов гражданского состояния (ДРАЦС) или в Государственную архивную службу. Если вы не можете обратиться сами или отправить документы, это может сделать ваш представитель по доверенности. Апостиль ставят в течение 3 рабочих дней с момента поступления документа. Время пересылки по почте в этот срок не входит. Если есть подозрение, что документ поддельный, рассмотрение могут приостановить до месяца (Минюст).

Сколько стоит. Для заявлений, поданных с 1 января 2026 года, плата составляет 670 грн для физических лиц и 1160 грн для юридических лиц (судебная власть Украины). Из-за границы платят в иностранной валюте через банк.

Если документа нет на руках. Через отдел ДРАЦС можно одновременно запросить документ РАЦС и апостиль на нем.

Документы об образовании. Апостиль на них ставит МОН (Министерство образования и науки Украины). По информации посольства Украины в Польше, подать документы можно дистанционно, в частности через ГП «Информационно-имиджевый центр» МОН (посольство Украины). Стоимость и сроки оформления апостиля в МОН мы в официальных источниках не нашли, так что проверьте их на сайте центра перед заказом.

Как проверить украинский апостиль

Со 2 марта 2026 года Минюст перешел на обновленный Электронный реестр апостилей. У каждого нового апостиля есть QR-коды, а проверить его можно на сайте apostille.minjust.gov.ua. При проверке апостилей, проставленных с 1 марта 2026 года, виден и скан самого документа. Более старые апостили хранятся там в архиве. Кроме бумажного апостиля, есть и электронный вариант в PDF. Примет ли его польское учреждение, уточните заранее.

Апостили МОН на дипломах и аттестатах проверяют в реестре ENIC Ukraine (enic.in.ua). NAWA указывает этот реестр для проверки апостилей МОН, проставленных с 18 января 2013 года.

Апостиль МИД Польши на польский документ

Если польский документ нужен в Украине или в другой стране, которая требует апостиль, его ставит Министерство иностранных дел Польши (MSZ). MSZ ставит апостиль только на польских бумажных документах: обычные ксерокопии и распечатки из ePUAP (государственной онлайн-платформы) не принимает (MSZ).

1. Проверьте, нужно ли сначала заверить документ в другом учреждении. Нотариальный документ сначала заверяет окружной суд (sąd okręgowy). Судебный документ заверяет председатель окружного суда. Документ о медицинской квалификации заверяет Министерство здравоохранения.
2. Проверьте, ставит ли апостиль именно MSZ. На дипломы и документы об учебе в вузе апостиль ставит NAWA. На школьные аттестаты его ставит кураториум, а на некоторые документы его ставят Министерство образования (MEN) или окружная экзаменационная комиссия.
3. Оплатите 60 zł за каждый документ переводом, на почте или в кассе города Варшавы. На месте в MSZ оплатить нельзя. Наличные, вложенные в письмо, тоже не принимают.
4. Подайте документ одним из способов. Лично подать документ можно в отделе легализации (Referat ds. Legalizacji) по адресу ul. Krucza 38/42, Варшава, только по записи в системе e-Konsulat. По почте отправьте его по адресу al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, с заявлением и подтверждением оплаты. Можно также поручить подачу другому человеку по письменной доверенности.
5. Получите документ. При личной подаче апостиль по возможности ставят во время визита. За день обрабатывают до 10 документов одного человека. Почтовые заявления рассматривают до 30 дней, документы возвращают заказным письмом только на адреса в Польше, ЕС, Исландии, Лихтенштейне, Норвегии или Швейцарии.

MSZ предупреждает, что не сотрудничает с посредниками и не отвечает за качество и цену их услуг.

Польские документы для Украины

По тому же договору 1993 года польские официальные документы действуют в Украине без легализации. Минюст Украины включает договор с Польшей в перечень договоров, по которым официальные документы принимают без дополнительного заверения. Чаще всего речь идет о польском акте рождения ребенка: по договору апостиль на нем не нужен. Перевод на украинский все равно понадобится. Как оформить ребенку документы, объясняем в статье про рождение ребенка в Польше. Об оформлении загранпаспорта читайте в статье паспорт Украины в Польше.

Консульство Украины повторно не регистрирует рождение, которое уже зарегистрировал польский USC. Если украинское учреждение все же просит апостиль на польском документе, его ставит MSZ в порядке, описанном выше.

Присяжный перевод и апостиль

Даже если апостиль не нужен, заверенный перевод все равно требуется. Минюст Украины отдельно это подчеркивает.

Для польского USC документ на иностранном языке переводит (art. 31):

• присяжный переводчик (tłumacz przysięgły) из списка Министра юстиции Польши;
• присяжный переводчик, уполномоченный в стране ЕС или Европейской экономической зоны;
• консул.

Перевод, сделанный переводчиком в Украине, USC примет только в том случае, если его заверил консул Польши. Поэтому проще заказать перевод в Польше. Переводчика с украинского можно найти в официальном списке Министерства юстиции. Как проверить переводчика в этом списке и от чего зависит цена, объясняем в статье как найти присяжного переводчика и сколько стоит перевод. Для польского документа, который вы подаете в Украине, нужен заверенный перевод на украинский по требованиям украинского учреждения.

Сам апостиль, по разъяснению MSZ, не требует перевода, но у учреждения могут быть свои требования (powroty.gov.pl). Уточните, нужно ли переводить апостиль, когда заказываете перевод.

Что делать, если сомневаетесь

• Учреждение требует апостиль, которого нет. Спросите, примут ли документ без апостиля с учетом статьи 15 договора 1993 года. Если нет, закажите апостиль по почте через Минюст или МОН и попросите учреждение дать время на подачу дополнительных документов.
• Документов нет из-за войны. Для признания школьного образования кураториум (например, в Ополе) описывает отдельную процедуру для людей, которые пострадали от вооруженного конфликта и не имеют полного пакета документов. Каждое такое дело рассматривают индивидуально.
• Вы не знаете, в какой орган в Украине обратиться. Посмотрите, кто выдал документ. Если это РАЦС, нотариус или суд, обращайтесь в Минюст. Если учебное заведение, обращайтесь в МОН.
• Ситуация сложная (несколько стран, документы на компанию, судебные дела). Обратитесь за бесплатной правовой помощью (nieodpłatna pomoc prawna). Эта статья не заменяет индивидуальной консультации.